ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN LA OFICINA

- Administrar bien el tiempo índice directamente en la productividad propia y en la de los otros. Además cumplir con los objetivos propuestos permite también satisfacción personal

- Cuando se planifican los objetivos y las actividades para alcanzarlo, se tiene en cuenta cuál es el orden en que se deben realizar las actividades pero generalmente no se completa cuál es el mejor momento para hacerlas.

- El tiempo es un recurso limitado y por lo tanto demanda una buena administración. El mal uso del tiempo, necesariamente provoca tensiones nerviosas, ansiedad y de presión, impactan directamente en la calidad del trabajo. Por ello es importante pensar antes como hacer las cosas.

- Muchas veces se realiza una actividad que no se priorizó correctamente, perdiéndose oportunidades. Tal vez la más importante en la administración del tiempo es que con una buena planificación se puede capitalizar las oportunidades que se presentan porque se está en condiciones de identificarlas.

FALTA DE COORDINACION DE TIEMPO EN EL ESQUIPO DE TRABAJO

- Muchas veces los tiempo de las personas tienen una significación mental distintas unas de otras.

- Es importante explicar cuales son los objetivos y cuales son los plazos reales de tiempo en equipo de trabajo.

- Una de las dificultades principales es no poder percibir cuánto tiempo va a demandar hacer determinado trabajo y de cuanto tiempo se puede disponer.

- Estimar la duración de las actividades no es sencillo, ya que no es lo mismo hacer algo estando solo, que hacerlo en una hora pico donde hay muchas interrupciones.

- Para poder estimar el tiempo requerido es importante hacer un Registro de uso de tiempo, anotar en que actividades se fue el día de trabajo, para visualizar claramente cuánto tiempo insumen las actividades.

OBSTACULOS

- La tiranía de lo urgente

- No pensar antes de hacer

- Visitas inesperadas

- Interrupciones telefónicas

- Falta de información

- Procedimientos obsoletos.

- Incapacidad para decir “no”

- Excesivo detallismo

- Varios jefes con distintos estilos entre sí.

Hay dos tipos de tiempos:

v Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar en función de dar respuesta a lo que se presenta y que no sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso.

v Tiempo Discrecional: es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la atención solamente en una cosa.

Según las encuestas, cada uno de éstos tiempos es el 50 % de la jornada.

Sin embargo existe la sensación de que el Tiempo Discrecional es menor y que se escapa del control.

Es importante tener en cuenta éstos diferentes tipos para no planificar la utilización de todo el tiempo, ya que parte de el es utilizado para el tiempo de respuesta.

Por lo tanto, si bien se resaltó la importancia de la planificación, debemos saber que no todo el tiempo es planificado ni se debe planificar. Hay que evitar los extremos buscando la línea media que es poder decir que hay actividades que son planificables, que son anticipables y hay otras que no lo son ni deben serlo.

Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cuáles son los objetivos para decidir adecuadamente.

Los objetivos deben ser:

- realistas

- estimulantes

- flexibles

- verificables

Hablar de planificación supone entonces:

- Hablar de objetivos

- De cómo hacer eso definiendo un orden de prioridades entre las diferentes actividades.

- La clave es poder hacer primero lo que es más importante aunque sea menos urgente, porque si realmente es más importante, en un lapso muy breve va a pasar a ser urgente. Por lo tanto poder priorizar lo más importante aunque menos urgente es un criterio clave a la hora de tomar decisiones sobre cuál de las dos cosas hay que inclinarse.

Planificar también es tener en cuenta cuándo se hace. Poder hablar de cuándo, supone poder decir cuál es la distribución de las interrupciones diarias en una organización, ej. : las mayores interrupciones se dan entre las 10 y las 12 hrs.

Si se tiene en cuenta esto se podría decir cuál es el mejor momento para hacer una actividad.

La administración del tiempo es un desafío no solamente para la consecución de los objetivos propios u organizacionales sino también porque detrás de eso está nuestra propia jerarquía de valores para la organización y para nuestra vida.

INFORMES

Documento escrito, que generalmente se redacta a pedido de un superior.

El informe

v Se aporta hechos verificados o comprobados

v Se expone la metodología de trabajo usada, de donde se sacaron los datos

v Propone la mejor solución para el problema planteado

El informe puede estar acompañado de folletos, de cuadros, de gráficos, de planos, de tablas, etc. Pero todo este material extra debe ir al final del informe. Nunca debe ir intercalado con la redacción de la información.

Para que un informe sea claro, debe tener los siguientes pasos:

v Primer paso: Investigar, recolectar datos, (ya sea de la lectura de documentos, de la información obtenida en una reunión, etc.)

v Segundo paso: hacer un Plan. Para este tipo de escrito es importante hacer un plan esquemático, sin pensar demasiado en la redacción.

En el Plan hacemos una pequeña introducción que tiene que ver con el tema del informe, refiriéndose a: por qué lo escribimos, qué fue lo que nos pidió nuestro superior y la metodología del trabajo empleada.

Ej. : - A raíz de encuestas realizadas

- Teniendo en cuenta la investigación de mercado.

Cuando ya tenemos el Plan, debemos enlazar una idea con otra, redactar oraciones bien organizadas, correctas con buena puntuación.

v Tercer paso: la Revisión

Ver si el informe está correcto, bien redactado y con un sentido claro y entendible.

Si no hay que presentarlo con urgencia, es conveniente dejarlo unos días para volver a leerlo, porque cuando uno termina de redactarlo no ve los errores y luego de un tiempo puede encontrar la manera de decirlo más claro o que suene mejor.

El mensaje de un informe no debe ser ambiguo, debe ser claro para que sea comprendido por el receptor, o sea por el que recibe el informe.

Como su nombre lo indica el informe da información y por lo tanto, esta información debe ser objetiva, no se debe expresar emociones o sentimientos.

Por lo tanto el informe debe ser: CLARO, OBJETIVO Y VERAZ.

Con respecto a la forma que debe tener un informe, debe organizarse así:

v Lugar y fecha

v Margen izquierdo con un estilo de bloque pleno

v Nombre y cargo del destinatario

v Cuerpo del informe

v Firma con aclaración del nombre y cargo

El contenido del informe debe ser un RESUMEN:

v Reducir el texto

v Respetar el sentido fundamental

v Eliminar los detalles

v Eliminar las repeticiones

v Eliminar las formas de diálogo

v Eliminar las ideas que no fueron y dejaron cabos sueltos

v Evitar cualquier adjetivación que valoricen o desvaloricen las ideas o hechos que se está resumiendo.

v Del resumen se puede luego hacer unas síntesis

MINUTAS:

Es un acta informal que no tiene un valor legal

v Generalmente se hace en reuniones de trabajo donde no se necesita el Acta formal

v Es una ayuda memoria, donde se toma nota de lo más importante de una reunión

v Se hace en forma esquemática

v No se tiene demasiado en cuenta la pulcritud de la redacción

v Puede servir para después hacer un acta más formal, pero tampoco va a tener valor legal

El contenido de una minuta debe ser una SINTESIS

Es exponer las ideas centrales y su significación

v No es solamente achicar, acortar

v Se separa lo principal de lo secundario, quedando solamente lo principal

v Las ideas deben tener una secuencia lógica

v Se puede hacer un esquema

l MENSAJE

§ Nota que el Poder Ejecutivo Nacional remite al Honorable Congreso de la Nación, mediante la cual, puede detallar los pormenores y fundamentos que inducen a proponer la sanción de un proyecto de ley, solicitar el acuerdo necesario para conectar la designación de determinados funcionarios, vetar total o parcial una ley ya sancionada, pedir la devolución de mensajes emitidos con anterioridad o realizar cualquier otro tipo de comunicación o requerimiento.

l PROYECTO DE LEY

§ Proposición escrita, cuyo contenido, en caso de ser sancionado por el Honorable Congreso de la Nación, constituirá el texto completo de la ley, instituyendo una norma de derecho que permitirá la adoptación de decisiones fundadas en ella.

l PROYECTO DE DECRETO

§ Propuesta de una decisión a adoptar por el Poder Ejecutivo Nacional, que constituye un acto unilateral, de alcance individual o general, y que puede tener vigor y curso dentro de la Administración Pública Nacional, fuera de ella o en ambas esferas al mismo tiempo.

l DECISIÓN ADMINISTRATIVA

§ Los actos y reglamentos que emita el jefe de Gabinete de Ministros en ejercicio de sus atribuciones constitucionales se denominarán “Decisiones Administrativas” y deberán contar con el refrendo y legalización del Ministro y Secretario del ramo al cual la medida se refiera.

§ (El decreto 997/95 que regla el accionar del Poder Ejecutivo Nacional y el funcionamiento de la institución Jefe de Gabinete de Ministros, suma este nuevo documento, de formato similar a la resolución).

l RESOLUCIÓN

§ Medida que dictan los Ministros, Secretarios de los Ministros o de la PRESIDENCIA DE LA NACION u otras autoridades facultadas para ello, ya sea en uso de atribuciones propias o aquellas que le hubieran sido delegadas y que según el tema puede tener vigor y curso dentro de la jurisdicción respectiva o también fuera de ella.

l RESOLUCIÓN CONJUNTA

§ Acto que suscriben como mínimo dos de las autoridades citadas en el punto anterior y que tiende a resolver cuestiones, expresamente delegadas en ellas por el Poder Ejecutivo, inherentes a distintas esferas de la Administración Pública Nacional.

l DISPOSICION

§ Decisión emanada de una autoridad administrativa no superior (Subsecretarios, titulares de organismos descentralizados, directores generales) sobre cuestiones o asuntos de su competencia.

l NOTA

§ Comunicación escrita, referente a asuntos del servicio que se dirige de persona a persona.

§ Nota Múltiple: Nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a distintos destinatarios.

§ Circular: Nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a diversos destinatarios a través de la cual se comunica una directiva de autoridad facultada para impartirla y que tendrá vigencia prolongada o por tiempo indeterminado.

l INFORME

§ Dato u opinión fundados que se da sobre un asunto determinado y que se dirige de dependencia a dependencia.

l DICTAMEN

§ Opinión que emite un órgano de consulta, basada en las normas jurídicas de aplicación y en su caso, en la jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir y que tiende a orientar a la autoridad que debe resolver el caso.

l MEMORANDU

§ Escrito de uso interno que se cursa a una autoridad determinada comunicándole una situación especial o exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trámite, que le servirán de ayuda memoria para encarar la solución del caso (Se dirige persona a persona).

l PARTE

§ Comunicación sintética que por lo general se efectúa a diario o periódicamente para informar sobre un asunto determinado (Se dirige de persona a persona).

l PROVIDENCIA

§ Escrito, no sujeto a la emisión de opinión, que resuelve cuestiones de trámites o peticiones accidentales.

l EXPEDIENTE

§ Conjunto de escritos, documentos, constancias y demás papeles pertenecientes a un trámite administrativo, debidamente ordenado, foliado y cosido o abrochado.