ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN LA OFICINA

- Administrar bien el tiempo índice directamente en la productividad propia y en la de los otros. Además cumplir con los objetivos propuestos permite también satisfacción personal

- Cuando se planifican los objetivos y las actividades para alcanzarlo, se tiene en cuenta cuál es el orden en que se deben realizar las actividades pero generalmente no se completa cuál es el mejor momento para hacerlas.

- El tiempo es un recurso limitado y por lo tanto demanda una buena administración. El mal uso del tiempo, necesariamente provoca tensiones nerviosas, ansiedad y de presión, impactan directamente en la calidad del trabajo. Por ello es importante pensar antes como hacer las cosas.

- Muchas veces se realiza una actividad que no se priorizó correctamente, perdiéndose oportunidades. Tal vez la más importante en la administración del tiempo es que con una buena planificación se puede capitalizar las oportunidades que se presentan porque se está en condiciones de identificarlas.

FALTA DE COORDINACION DE TIEMPO EN EL ESQUIPO DE TRABAJO

- Muchas veces los tiempo de las personas tienen una significación mental distintas unas de otras.

- Es importante explicar cuales son los objetivos y cuales son los plazos reales de tiempo en equipo de trabajo.

- Una de las dificultades principales es no poder percibir cuánto tiempo va a demandar hacer determinado trabajo y de cuanto tiempo se puede disponer.

- Estimar la duración de las actividades no es sencillo, ya que no es lo mismo hacer algo estando solo, que hacerlo en una hora pico donde hay muchas interrupciones.

- Para poder estimar el tiempo requerido es importante hacer un Registro de uso de tiempo, anotar en que actividades se fue el día de trabajo, para visualizar claramente cuánto tiempo insumen las actividades.

OBSTACULOS

- La tiranía de lo urgente

- No pensar antes de hacer

- Visitas inesperadas

- Interrupciones telefónicas

- Falta de información

- Procedimientos obsoletos.

- Incapacidad para decir “no”

- Excesivo detallismo

- Varios jefes con distintos estilos entre sí.

Hay dos tipos de tiempos:

v Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar en función de dar respuesta a lo que se presenta y que no sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso.

v Tiempo Discrecional: es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la atención solamente en una cosa.

Según las encuestas, cada uno de éstos tiempos es el 50 % de la jornada.

Sin embargo existe la sensación de que el Tiempo Discrecional es menor y que se escapa del control.

Es importante tener en cuenta éstos diferentes tipos para no planificar la utilización de todo el tiempo, ya que parte de el es utilizado para el tiempo de respuesta.

Por lo tanto, si bien se resaltó la importancia de la planificación, debemos saber que no todo el tiempo es planificado ni se debe planificar. Hay que evitar los extremos buscando la línea media que es poder decir que hay actividades que son planificables, que son anticipables y hay otras que no lo son ni deben serlo.

Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cuáles son los objetivos para decidir adecuadamente.

Los objetivos deben ser:

- realistas

- estimulantes

- flexibles

- verificables

Hablar de planificación supone entonces:

- Hablar de objetivos

- De cómo hacer eso definiendo un orden de prioridades entre las diferentes actividades.

- La clave es poder hacer primero lo que es más importante aunque sea menos urgente, porque si realmente es más importante, en un lapso muy breve va a pasar a ser urgente. Por lo tanto poder priorizar lo más importante aunque menos urgente es un criterio clave a la hora de tomar decisiones sobre cuál de las dos cosas hay que inclinarse.

Planificar también es tener en cuenta cuándo se hace. Poder hablar de cuándo, supone poder decir cuál es la distribución de las interrupciones diarias en una organización, ej. : las mayores interrupciones se dan entre las 10 y las 12 hrs.

Si se tiene en cuenta esto se podría decir cuál es el mejor momento para hacer una actividad.

La administración del tiempo es un desafío no solamente para la consecución de los objetivos propios u organizacionales sino también porque detrás de eso está nuestra propia jerarquía de valores para la organización y para nuestra vida.